Formato dei documenti
L'art. 6 del D.P.C.M. 10 dicembre 2008 dispone che gli atti per i quali vi è l'obbligo di deposito o di iscrizione nel Registro Imprese debbano essere rappresentati come documenti informatici secondo le specifiche tecniche XML definite da DigitPA (Agenzia per l'Italia Digitale).
Poiché le specifiche tecniche del formato XML per alcuni tipi di atti non sono state ancora definite, ai sensi della citata disposizione, nelle more, gli obbligati devono allegare all'istanza un documento informatico PDF/A-1.
PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), derivato da PDF, appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Esso garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.
Il mancato utilizzo del formato PDF/A è causa di rifiuto di iscrizione da parte del Conservatore ai sensi dell'art. 7 del citato D.P.C.M.
Creazione di documenti in formato PDF/A
Per la creazione di documenti del formato corretto è possibile consultare la Guida alla creazione di documenti in formato PDF/A, strumento di ausilio nella creazione di documenti che superino il controllo di validazione attuato in sede di spedizione della pratica.
Si ricorda che per quanto riguarda i bilanci, il prospetto contabile e conto economico, devono essere codificati esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia.
Allegati voluminosi
In alcuni casi, ad. esempio per il deposito degli accordi di ristrutturazione dei debiti, la pratica telematica potrebbe dover essere corredata da allegati voluminosi.
Occorre tener presente che il software di compilazione DIRE prevede dei limiti massimi per ogni pratica:
I documenti informatici devono essere allegati nei formati consentiti (PDF, TXT, TIF, ...) e devono avere una dimensione massima di 45 MB; la pratica, complessivamente, deve avere una dimensione massima di 70 MB.
L'uso dello scanner deve generare documenti di dimensioni trattabili in rete, per cui si consiglia una definizione non superiore a 200 dpi e l'uso del bianco e nero.
La soluzione consigliata è quella di redigere i documenti in formato informatico sin dall'origine.
Qualora, invece, i documenti da allegare alla pratica derivino da scansione di documenti cartacei, si possono seguire i suggerimenti sotto indicati.
Si ricorda che per il deposito di documenti depositati presso altri pubblici uffici (come ad es. nel caso degli accordi di ristrutturazione del debito) dovrà essere dichiarata la conformità all'originale depositato, ai sensi degli artt. 19 e 47 del d.p.r. 445/200.
Suggerimenti operativi
Nel caso si abbiano file in formato .PDF derivanti da scansione che devono essere trasformati in formato PDF/A, sono disponibili software gratuiti, quali:
- LibreOffice: dopo aver aperto il file, usare la funzione "esporta in formato pdf/a-1".
- PDF24: disponibile in versione online e offline
- Versione online
- Versione offline: dopo l'installazione usare la funzione "Converti PDF in altri file"
Se, nonostante si siano seguite le indicazioni di cui sopra, gli allegati non rientrino nelle limitazioni dette, sarà necessario predisporre due pratiche da inviare lo stesso giorno.
- Nel riquadro NOTE della prima pratica bisognerà precisare che gli allegati sono incompleti e che quelli mancanti saranno inviati con una seconda pratica.
- La seconda pratica potrà essere inviata in esenzione da da bolli e diritti, a condizione che nel riquadro NOTE venga specificato che trattasi di invio a seguito e completamento della precedente per problemi di dimensione degli allegati.