Deposito del bilancio e della situazione patrimoniale

WEBINAR SU NOVITA' E NUOVI STRUMENTI PER IL DEPOSITO DEI BILANCI NELLE DATE 10-11-12-13 MAGGIO 2021

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ISTRUZIONI PER PREDISPOSIZIONE E COMPILAZIONE - GUIDA NAZIONALE

Per la compilazione della pratica del deposito del bilancio d'esercizio, è disponibile il seguente Manuale operativo per il deposito bilanci al registro delle imprese. Alle pagine 99-101 sono messe a disposizioni le schede riassuntive dell'adempimento in base al soggetto che lo presenta.

Le stesse informazioni sono disponibili, per adempimento, nel SARI Marche

LA TASSONOMIA XBRL DA UTILIZZARE

La tassonomia da utilizzare per la formazione delle istanze XBRL per il 2020 è la versione “2018-11-04”.

La tassonomia è disponibile e scaricabile sul sito dell’AGENZIA PER L'ITALIA DIGITALE oltre che dal sito di XBRL ITALIA.

A partire dal 1° gennaio 2020 le tassonomie da adottare per il deposito dei bilanci d'esercizio e dei bilanci consolidati nel formato XBRL al Registro delle imprese sono le seguenti:

  • la tassonomia Principi Contabili Italiani 2018-11-04, per i bilanci redatti secondo le regole civilistiche post d.lgs. 139/2015 ossia relativi a esercizi iniziati il 1° gennaio 2016 o in data successiva;
  • la tassonomia Principi Contabili Italiani 2015-12-14, per i bilanci redatti secondo le regole civilistiche ante d.lgs. 139/2015 ossia relativi a esercizi iniziati prima del 1° gennaio 2016.

Si ricorda, infine, che tutte le tassonomie diverse da quelle sopra indicate sono dismesse e, quindi, non utilizzabili per il deposito dei bilanci.

DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI APPROVAZIONE DEI BILANCI 2020

L’art. 3, sesto comma, del decreto-legge 31/12/2020, n. 183, convertito con modifiche nella legge 26/02/2021, n. 21, interviene sui termini ordinari di convocazione delle assemblee dei soci chiamate ad approvare il bilancio di esercizio chiuso al 31/12/2020, e sulle modalità di svolgimento delle stesse, attraverso la modifica dell’art. 106 del decreto-legge 17/03/2020, n. 18, convertito nella legge 24/04/2020, n. 27, prevedendo che l’assemblea ordinaria per l'approvazione del bilancio al 31/12/2020 possa essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale, in deroga a quanto previsto dall’art. 2364, comma 2, c.c. e dall’art. 2478-bis.
Inoltre per tutte le società di capitali (S.p.A., S.a.p.a., S.r.l.), le cooperative e le mutue assicuratrici, è ammesso che con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, sia possibile prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto elettronico o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. E’ altresì consentito che l'assemblea si svolga, anche in via esclusiva, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza, in ogni caso, la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.
Con specifico riferimento alle S.r.l., inoltre, l’espressione del voto potrà avvenire mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479-bis, comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie.

Le deroghe sopra riportate si applicano alle assemblee tenute entro il 31 luglio 2021.
La L. 76/2021 di conversione del D.L. n. 44/2021 al comma 4 dell'articolo 8, con una modifica al comma 8-bis dell’art. 106 del D.L. n. 18/2020, consente a tutti gli Enti del Terzo settore di disporre al pari degli altri enti del Libro primo del Codice civile, per l’anno 2021, di un arco temporale più ampio, nonché di una disciplina semplificata per il ricorso a modalità telematiche, in relazione allo svolgimento delle assemblee chiamate ad approvare i bilanci.
Per effetto della novella introdotta nel corso della conversione in legge del decreto legge 183 del 2020, tali norme sono applicabili alle assemblee tenute entro il 31 luglio 2021 (comma 7).

PREDISPOSIZIONE E DEPOSITO DEL BILANCIO

Per il deposito del bilancio di esercizio e dell’eventuale elenco soci annuale
(per le SPA, le SAPA e le SCpA) è necessario utilizzare le funzioni di
spedizione disponibili in http://www.registroimprese.it/deposito-bilanci
Si ricorda che:

  • il deposito del bilancio di esercizio NON rientra tra gli adempimenti compresi nella Comunicazione Unica;
  • il deposito del bilancio finale di liquidazione, a differenza del bilancio annuale, rientra tra gli adempimenti compresi nella Comunicazione Unica. Il modello per depositarlo non è il B ma l'S3;
  • questa camera di commercio NON accetta il deposito di bilanci non approvati dall'assemblea dei soci.

ERRORI FREQUENTI

  • La distinta di presentazione della pratica deve essere coerente con il firmatario della stessa (se la distinta è a nome dell’amministratore, deve firmare digitalmente l’amministratore e non il professionista incaricato);
  • La distinta di presentazione deve riportare anche la firma dell’intermediario alla spedizione (se persona diversa dal firmatario);
  • Capita che la data del verbale di assemblea non sia aggiornata nell’anno (ad esempio è aprile 2019 invece che 2020);
  • Nel caso di deposito da parte del professionista incaricato, manca la dichiarazione di conformità dei documenti;
  • NON VA DEPOSITATO il bilancio di società cancellata prima della data dell’assemblea per l’approvazione (la società è estinta, non esiste un'assemblea);
  • mancano i diritti e/o l'imposta di bollo: in caso di mancanza di diritti, previa richiesta di integrazione, l’ufficio provvederà a rifiutare il bilancio. In caso di mancanza dell’imposta di bollo si provvederà alla segnalazione all’Agenzia delle entrate;
  • l'autorizzazione al pagamento dell'imposta di bollo virtuale non è aggiornata.

    L’AUTORIZZAZIONE ALL’ASSOLVIMENTO DEL BOLLO per la CCIAA delle Marche è la n. 0009611 del 15/04/2019 di AGEDRMAR.

FAQ

  • Chi può presentare la pratica di bilancio?
    Soggetti firmatari della distinta:
    a) da un amministratore o dal liquidatore della società;
    b) dal professionista incaricato ai sensi della L. 340/2000
    c) dal soggetto terzo a cui l'amministratore ha rilasciato apposita procura per la presentazione della pratica (modalità accettata fino a che perdura la situazione di emergenza sanitaria Covid 19)

Il professionista incaricato ai sensi della L. 340/2000 non deve essere confuso con l’intermediario incaricato dell’invio telematico, né con il procuratore.
Il professionista incaricato è, infatti, il dottore commercialista/ragioniere commercialista e perito
commerciale, regolarmente iscritto all’albo professionale (Sez. A), che ha ricevuto
dall’amministratore della società l’incarico di depositare il bilancio diventando così soggetto legittimato al deposito. Deve firmare digitalmente il bilancio e tutti i files allegati sottoscrivendo anche un’apposita dichiarazione attestante l’incarico ricevuto e la regolarità della sua iscrizione all’albo professionale.
L’intermediario incaricato dell’invio telematico è, invece, quel soggetto, titolare di convenzione
Telemaco Pay o equivalente, che provvede alla spedizione della pratica al Registro delle Imprese. Deve sottoscrivere digitalmente soltanto la distinta al fine dell’elezione del domicilio speciale presso di lui per tutti gli atti e le comunicazioni inerenti il procedimento amministrativo nonché per l’esecuzione di eventuali rettifiche di errori formali richieste dall’ufficio.
Il procuratore è il soggetto a cui l'amministratore/liquidatore rilascia apposita procura affinché presenti la pratica al suo posto

Si precisa, infine, che il Conservatore della Camera di commercio delle Marche ha deciso di ACCETTARE pratiche presentate da un incaricato a cui è stata conferita procura, stante e fino a che è riconosciuto lo stato di emergenza causa Covid 2019.

  • L’intestatario della distinta può essere diverso dal firmatario della stessa?
    No, l’intestatario (cioè  “Il sottoscritto…..”) deve essere colui che firma digitalmente la distinta stessa ed anche tutti i restanti file allegati  (compreso l’XBRL) che devono avere la forma indicata nella guida nazionale.
  • Da chi deve essere firmato il file XBRL?
    Il file XBRL deve essere firmato da chi firma la pratica di invio del bilancio e allega i vari file (quindi amministratore se il bilancio è presentato dall’amm.re; commercialista incaricato se il bilancio è presentato dal commercialista; procuratore se il bilancio è presentato dal procuratore).
  • Che forma devono avere gli allegati?
    Gli allegati diversi dall'xbrl devono essere in formato PDF/A
  • A cosa devo fare attenzione se deposito il bilancio come professionista incaricato?
    Nel caso del professionista incaricato, si ponga attenzione ad inserire tutte le diciture necessarie ed obbligatorie: quella relativa all’iscrizione all’ordine e l'avvenuto incarico, quella relativa alla conformità dei singoli documenti allegati.
  • Quando devo pagare l’IMPOSTA DI REGISTRO?
    Nel caso di distribuzione di utili, il verbale di approvazione del bilancio deve essere sottoposto alla prescritta registrazione presso l’Ufficio delle Entrate.
    Il verbale recante la stampigliatura deve essere scansionato, trasformato in PDF/A, dichiarato conforme, firmato digitalmente e allegato alla pratica.
    La Direzione Regionale delle Marche dell’Agenzia delle Entrate si è espressa circa l’assoggettamento all’imposta di registro delle delibere di approvazione del bilancio che prevedono assegnazioni ai soci. 
    Si riporta di seguito il riassunto di quanto risposto con comunicazione prot. 35515 del 30.12.2005:
  • la delibera di distribuzione immediata degli utili è soggetta all’imposta di registro in misura fissa, prevista dall’art. 4, lettera d), n. 1 della tariffa allegata al T.U. dell’imposta di registro (ex Lire 250.000);
  • quando la delibera o la nota integrativa non individuano la destinazione dell’utile (ad esempio se a riserva o distribuito ai soci) non è possibile richiederne la registrazione;
  • in sede di bilancio di esercizio nel caso in cui si deliberi la ripartizione degli utili ai soci rimandandone l’effettiva distribuzione ad un momento successivo, si ricade nella disciplina di cui al punto a)
  • Devo presentare l'ELENCO SOCI?

Le srl e le società consortili a r.l. non devono presentare l’elenco soci.

Le spa e le sapa sì, salvo possibilità di riconfermare quello già depositato se non ci sono state variazioni.

Si ricorda inoltre che dalla funzione Sportello pratiche di Telemaco – Dati di lavoro è possibile scaricare l’ultimo elenco soci depositato nel Registro delle Imprese, in versione elaborabile (.U3X), da richiamare poi tramite Fedra Plus – Pratiche/importa dati RI.
In questo modo viene creata una pratica con l’elenco soci già precompilato, su cui si dovranno inserire solo le modifiche intervenute.

Fedra Plus gestisce fino a 5.000 anagrafiche. In caso di un numero soci maggiore, contattare l’ufficio.

Si ricorda infine che sono disponibili sul sito Telemaco le specifiche tecniche di Fedra Plus: adeguando ad esse il file disponibile dell’elenco soci, si possono poi importare le anagrafiche nel programma.

ULTERIORI PRECISAZIONI

  • NON SONO OBBLIGATE al deposito del bilancio di esercizio le società appartenenti alle seguenti tipologie:
  • in fallimento
  • in concordato fallimentare
  • in liquidazione coatta amministrativa
  • in amministrazione straordinaria

SONO TENUTE, invece, al deposito del bilancio di esercizio le società in accordo di ristrutturazione dei debiti e in concordato preventivo

  • Ai sensi dell'art. 111 duodecies d. att. D.Lgs. 6/03, le società in nome collettivo o in accomandita semplice i cui soci illimitatamente responsabili siano società per azioni, in accomandita per azioni o a responsabilità limitata, devono redigere e pubblicare il bilancio consolidato come disciplinato dall'art. 26 del D. Lgs 9 aprile 1991, n.127.
  • Le società in liquidazione non sono tenute né alla presentazione del bilancio iniziale di liquidazione (obbligatorio solo a fini fiscali), né di quello intermedio che va dalla data di inizio della liquidazione a fine esercizio, ma unicamente del bilancio annuale per il periodo corrispondente al normale esercizio della società .
  • Ai sensi degli artt. 2490 e 2487 bis terzo comma, nel primo bilancio depositato, successivo all'apertura della liquidazione, devono essere allegati i seguenti documenti consegnati dai precedenti amministratori al liquidatore:
    una situazione dei conti alla data di effetto dello scioglimento;
    - un rendiconto di gestione relativo all'ultima porzione di esercizio sociale.
  • Le società che costituiscono uno o più patrimoni destinati ad uno specifico affare (di cui all'art. 2447-bis c.c.) devono redigere, per ciascun patrimonio, un rendiconto separato alla data di chiusura dell'esercizio, allegandolo al bilancio e indicandone la relativa data, secondo quanto previsto dagli artt. 2423 e seguenti c.c.
  • Le società che hanno trasferito la sede legale in altra provincia depositano il bilancio di esercizio presso l’ufficio del R.I. dove sono iscritte al momento del deposito.
  • Le società di capitali che iscrivono l'atto di trasformazione in società di persone prima dell'approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso, in quanto manca l'organo assembleare necessario per l'approvazione del bilancio.
  • Le società di persone che iscrivono l'atto di trasformazione in società di capitali sono tenute al deposito del bilancio relativo al primo esercizio sociale stabilito.
  • Le società di capitali che cessano per fusione o per scissione totale prima dell'approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso, in quanto manca l'organo assembleare necessario per l'approvazione del bilancio.
  • Qualora con la medesima delibera che approva il bilancio si provveda anche al rinnovo o alla riconferma delle cariche sociali, sarà necessario effettuare un duplice deposito seguendo le apposite modalità.
  • SOCIETÀ ESTERE AVENTI SEDE SECONDARIA IN ITALIA: ad integrazione di quanto indicato nella guida Unioncamere (par. 4.8. ) si precisa quanto segue:
    il deposito si effettua presso la Camera di commercio dove è iscritta la sede secondaria
    in caso di più sedi secondarie, è sufficiente il deposito del bilancio presso un solo Registro delle Imprese. In particolare, il deposito va effettuato esclusivamente nell’ufficio del R.I. individuato come ufficio di riferimento in Italia. Per “ufficio di riferimento” deve intendersi l’ufficio del registro delle imprese in cui è iscritta almeno una sede secondaria dell’impresa soggetta alla legislazione di un altro Stato e che detta impresa elegge come ufficio presso il quale svolgere tutti gli adempimenti pubblicitari relativi al registro delle imprese che la riguardano (deposito dello statuto societario; deposito, come detto, del bilancio; ecc.). L’ufficio di riferimento è elettivo e può essere, in ogni momento, individuato dall’impresa interessata presso un’altra Camera nella cui circoscrizione sussista un’altra  sede secondaria e nella cui circoscrizione sia trasferita l’unica sede secondaria presente in Italia, mediante la semplice presentazione del modulo S2.
  • Le società estere che hanno aperto in Italia un semplice ufficio di rappresentanza, NON devono depositare alcun bilancio
  • AZIENDE SPECIALI: per il deposito del bilancio e degli allegati vale quanto previsto nel manuale operativo Unioncamere. Si precisa che nel modulo B va selezionato, come codice forma giuridica, la il codice “LL”. Obbligati all’adempimento pubblicitario sono il legale rappresentante (o i legali rappresentanti) dell’azienda speciale, che devono anche sottoscrivere digitalmente il modulo stesso. Legittimato (non obbligato) al deposito del bilancio (cioè, alla compilazione e sottoscrizione del modulo B) è anche il segretario dell’ente locale.
  • ISTITUZIONI  DI ENTI LOCALI: sono  tenute  a  depositare  nel  REA  il  proprio bilancio d’esercizio entro il 31 maggio di ciascun anno ma non sono tenute al rispetto delle disposizioni in materia di xbrl. Depositano, quindi, il bilancio, la nota integrativa e i relativi allegati (la relazione di gestione degli amministratori; la relazione dei revisori dei conti dell’ente locale; la delibera dell’ente locale, con cui si approva il bilancio dell’istituzione ) in formato pdf/a. Tale adempimento pubblicitario si esegue mediante il modulo B, selezionando il codice forma giuridica EN (ente). Nel riquadro DEPOSITO BILANCIO E SITUAZIONE PATRIMONIALE, per “indicazione formato XBRL” (dato obbligatorio), inserire il valore: 3 (= utilizzo principi contabili internazionali); tale indicazione é necessaria unicamente per consentire l’avanzamento della procedura informatica e non ha valore informativo. 
    Obbligati all’adempimento pubblicitario (e quindi alla sottoscrizione digitale del modulo B, nonché di ciascun allegato), sono il legale rappresentante o i legali rappresentanti (se più di uno) dell’istituzione Legittimato (non obbligato) al deposito in parola è anche il segretario dell’ente locale. 

Deposito del bilancio approvato oltre il termine di cui agli articoli 2364 e 2478bis del codice civile.

Qualora il bilancio d'esercizio venga approvato oltre il termine previsto dall'art. 2364 del codice civile per le S.P.A. e dall'art. 2478 bis del codice civile per le S.R.L., la pratica di deposito dello stesso dovrà essere corredata, se l'assemblea è stata comunque convocata anche nei termini di legge, da idonea documentazione a comprova.

A titolo esemplificativo, la suddetta documentazione può consistere in:

  • verbale di assemblea convocata nei termini di legge da cui risulti:
    - che la stessa è andata deserta
    - che non è stato raggiunto il quorum costitutivo/deliberativo;
    - che il bilancio è stato espressamente non approvato
  • indicazione nelle premesse del verbale di approvazione del bilancio dell'avvenuta convocazione della/e precedente/i assemblea/e nei termini di legge specificandone le date e l'esito (non approvazione / assemblea deserta / quorum costitutivo/deliberativo non raggiunto).


Si ricorda che l’art. 2631 del codice civile prevede una sanzione per gli amministratori che omettono di convocare l'assemblea nei casi previsti dalla legge e dallo statuto.

    Sottoscrizione della pratica e degli atti

    Gli atti e i documenti che compongono la pratica possono essere sottoscritti SOLO con una delle seguenti modalità.

    1) Presentazione a cura del professionista incaricato ai sensi dell’art. 31, Legge 340/2000

    SOTTOSCRIZIONE:

    La pratica e gli atti sono sottoscritti digitalmente dal professionista incaricato ai sensi dell’art. 31, Legge 340/2000, come modificato dall’art. 2, comma 54, Legge n° 350/2003

    COMPILAZIONE E DICITURE:

    In calce ad ogni documento deve essere inserita la seguente dicitura:
    "Il sottoscritto professionista incaricato dal legale rappresentante della società alla presentazione della pratica attesta, ai sensi dell'art. 31, comma 2, quinquies della legge 340/2000, che il presente documento informatico è conforme all'originale depositato presso la società".

    Nel quadro note della distinta deve essere inserita la seguente dichiarazione:
    "Il sottoscritto…… , iscritto all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di …… al n…, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all’assolvimento del
    presente adempimento come previsto dall’art. 31 della L. 340/2000”

    Qualora il professionista sia in possesso del certificato di ruolo potrà omettere i dati identificativi della sua iscrizione, ma dovrà comunque dichiarare di “essere stato incaricato dal legale rappresentante protempore della società all’assolvimento del presente adempimento di deposito di bilancio".

    Se si utilizza BilanciOnline compilare i campi nel form indicando l’Ordine di appartenenza ed il numero di iscrizione.

    2) Presentazione a cura dell’amministratore (caso in cui tutti i soggetti intervenuti sottoscrivono digitalmente i rispettivi documenti facenti parte della pratica)

    SOTTOSCRIZIONE:

    La distinta relativa al modulo B deve essere sottoscritta digitalmente da un amministratore.

    Gli allegati (originali informatici) devono essere sottoscritti digitalmente dai soggetti obbligati (a titolo di esempio: il bilancio va sottoscritto dall'organo amministrativo, il verbale di assemblea da presidente e segretario, la relazione del collegio sindacale da tutti i sindaci ecc.)

    3) Presentazione a cura dell’amministratore (caso in cui la pratica e tutti i suoi allegati sono sottoscritti da un solo amministratore)

    SOTTOSCRIZIONE:

    La distinta relativa al modulo B e gli allegati (copie per immagine su supporto informatico di originali cartacei) sono sottoscritti digitalmente da un amministratore

    COMPILAZIONE E DICITURE:

    In calce ad ogni documento deve essere inserita la seguente dicitura:
    "Il/La sottoscritto/a ………………, nato a ………… il…………… dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014".

    Correzione pratiche errate

    Correzioni ed integrazioni richieste dall'ufficio in sede di istruttoria.

    Qualora le pratiche inviate con modalità telematiche non siano state correttamente predisposte, in sede di istruttoria e prima della loro evasione, l’Ufficio provvederà a richiedere l’invio di una ulteriore pratica in correzione.

    Si ricorda di non selezionare la funzione di "protocollazione automatica" ma la casella “reinvio” citando il numero di protocollo della pratica da integrare consentendo all’Ufficio di procedere all’associazione della stessa con la precedente.

    Correzioni ed integrazioni richieste dall’utente.

    • Correzioni del bilancio

    Per correggere errori contenuti in bilanci ricevuti deve essere presentata una nuova pratica di deposito completa della documentazione prevista, compreso un nuovo verbale di assemblea che approva il bilancio corretto.

    Tale deposito, che sconta i normali diritti di segreteria (€ 62,70) nonché l’imposta di bollo, andrà eseguito nel termine di 30 giorni dalla data del verbale di assemblea ad esso allegato, pena l’applicazione delle previste sanzioni.

    In ogni caso sarà data pubblicità ad entrambi i bilanci depositati.

    • Correzioni dell’elenco soci

    Nel caso in cui gli errori riguardino la redazione dell’elenco soci, dovrà procedersi al solo deposito dell’elenco soci senza allegare alcun atto. Al quadro “note” della distinta fedra, dovranno essere indicati i motivi della rettifica e gli estremi della pratica da rettificare.

    Il deposito sarà assoggettato all’imposta di bollo in misura fissa ed al diritto di segreteria di € 30,00.

    Allegati e riferimenti

    Azioni sul documento

    pubblicato il 15/07/2020 ultima modifica 14/06/2021