Comunicazione del Titolare Effettivo

Soggetti obbligati alla comunicazione

• Imprese dotate di personalità giuridica:
  • (Società di capitali: SRL, SRLS, SPA, SAPA, Società Cooperative)  
    
• Persone Giuridiche Private (associazioni, fondazioni e altre istituzioni di carattere privato)
  • Le persone giuridiche private interessate all’obbligo sono individuate dall’art. 1 comma 2 lett. h) del Decreto 55/2022, che le circoscrive alle: “…associazioni (…) fondazioni e (…) altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica con l'iscrizione nel registro delle persone giuridiche, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 10 febbraio 2000, n. 361”.
    Va tenuto presente che il citato DPR prevede anche l’istituzione di appositi registri regionali delle persone giuridiche private, qualora le stesse abbiano un ambito di operatività limitato al territorio di una Regione e operino nelle materie di competenza regionale (v. dpr 361/2000 art. 7). L'obbligo di comunicare la titolarità effettiva si estende pertanto anche agli ‘enti’ iscritti nei registri regionali. 
    Per Regione Marche si veda Registro Persone Giuridiche
  • In merito alla soggezione o meno all'obbligo di comunicazione per le PGP iscritte al RUNTS, è stato richiesto un chiarimento al Ministero Industria e made in Italy.  
• Trust e istituti giuridici affini stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana (anche non residenti, per la sola quota parte relativa ai redditi prodotti in Italia).

Individuazione del titolare effettivo

Il titolare effettivo deve essere individuato applicando i criteri per la determinazione della titolarità effettiva ovvero valutando gli indici di titolarità effettiva, come definiti dall’art. 20 del D.Lgs. n. 231/2007 e s.m.i. :

nelle imprese dotate di personalità giuridica (SRL, SRLS, SPA, SAPA, Società Cooperative):

• Il titolare effettivo è generalmente la persona fisica (o le persone fisiche) che detiene il possesso diretto o indiretto di una quota del capitale sociale superiore al 25%. Il possesso è diretto quando la quota è detenuta direttamente da una persona fisica. Il possesso è indiretto quando la quota è posseduta per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.
• Qualora non sussistesse, in capo a nessuna persona fisica, il possesso diretto o indiretto di una quota superiore al 25%, il titolare effettivo è individuabile tra le persone fisiche che, in virtù di patti parasociali vigenti, esercitano particolari poteri ed hanno il controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria (50 per cento + 1).
• Qualora anche l’indice precedente non venisse soddisfatto, la figura del titolare effettivo potrà essere individuata nella persona fisica (o nelle persone fisiche) che, per influenza dominante e capacità di fatto, sia in grado di determinare i lavori dell’assemblea ordinaria.
• Ancora, ma in via residuale, qualora non si verificasse neppure uno dei primi tre criteri, il titolare effettivo potrebbe essere individuato nella persona fisica o nelle persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.

 nelle PGP (persone giuridiche private) esiste un solo criterio cumulativo per individuare il titolare effettivo:

• I fondatori, ove in vita;
• I beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
• I titolari di funzioni di rappresentanza legale, di direzione e amministrazione.

nei Trust o istituti affini il titolare effettivo è deve essere individuato mediante analisi dei seguenti indici:

• Identità del costituente o dei costituenti;
• Identità del fiduciario o dei fiduciari;
• Identità del guardiano o dei guardiani;
• Identità di altre persone che esercitino il controllo sul trust o istituto affine o sui beni conferiti in essi.

Modalità di comunicazione

La comunicazione, da rendere come autodichiarazione si sensi degli artt. 46 e 47 del TUDA, deve essere inviata telematicamente mediante Comunicazione Unica, unicamente al Registro delle Imprese, con apposito modello TE.

Per la compilazione occorre utilizzare DIRE (o software equivalenti).
Si precisa che la compilazione mediante DIRE è guidata e consente una serie di controlli bloccanti e utili alla corretta predisposizione dell'adempimento (es. competenza territoriale, elenco soci, organo amministrativo, diritti di segreteria).

La pratica non potrà contenere altri adempimenti contestuali al Registro Imprese né essere destinata ad altri enti (AdE, Inail, Inps, Suap).

Non è prevista la possibilità di delegare l’adempimento ad un professionista (che potrà solo trasmettere la pratica).
I soggetti obbligati dovranno quindi munirsi di un dispositivo di firma digitale.

Chi deve firmare

• Per le Imprese dotate di personalità giuridica (SRL, SRLS, SPA, SAPA, Società Cooperative): un amministratore (liquidatore,  commissario liquidatore,  commissario giudiziario, o  un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori)
• Per le PGP: il titolare delle funzioni di direzione o di amministrazione
• Per i Trust e gli istituti giuridici affini stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana (ma anche i non residenti, per la sola quota parte relativa ai redditi prodotti in Italia): il fiduciario, il trustee, o altra persona per conto dei suddetti o di altra persona ancora che eserciti diritti poteri e facoltà equivalenti.

Dati e informazioni oggetto della comunicazione 

La Comunicazione prevista dall'art. 4 del Dm 55/2022 deve contenere:

• I dati identificativi e la cittadinanza delle persone fisiche indicate come titolare effettivo;
• L’eventuale indicazione delle circostanti eccezionali, ai fini dell’esclusione dell’accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva e la pec per ricevere le comunicazioni nella qualità di contro interessato;
• La dichiarazione di responsabilità e consapevolezza in ordine alle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese, ai sensi dell'articolo 48 del TUDA n.445/2000.

In aggiunta a quanto sopra,

Le imprese dotate di personalità' giuridica dovranno inoltre comunicare:

- l'entità della partecipazione al capitale dell'ente da parte della persona fisica indicata come titolare effettivo, oppure le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell'ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo (in linea con gli indici ed i criteri usati per l’individuazione della titolarità effettiva);

Le PGP dovranno comunicare anche:

- il codice fiscale, i dati riguardanti la denominazione, la sede legale e quella amministrativa (se diversa da quella legale) e la pec.

I Trust ed affini dovranno comunicare anche:

- i dati relativi al codice fiscale, alla denominazione, data, luogo ed estremi dell’atto di costituzione.

Adempimenti e termini

Prima Comunicazione dei dati

• Le Imprese dotate di personalità giuridica, le PGP, i Trust ed istituti affini, GIÀ ESISTENTI  alla data del 09/10/2023,  comunicano i dati e le informazioni sui titolari effettivi entro l' 11/12/2023 (termine di 60 giorni dalla pubblicazione del decreto finale del MIMIT attestante l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni). 

• Le Imprese dotate di personalità giuridica, le PGP, i Trust ed istituti affini DI NUOVA COSTITUZIONE (costituiti dopo il 09/10/2023) devono inviare la prima comunicazione delle informazioni entro:
   - 30 giorni dalla data di iscrizione nei rispettivi registri (Imprese dotate di personalità giuridica, le PGP)
  - 30 giorni dalla data di costituzione (Trust ed istituti affini).

Pratiche a rettifica

Nel caso in cui vi sia necessità di rettificare la prima comunicazione inviata (e già evasa), è necessario presentare una nuova pratica di tipo “Variazione” (completa, come la prima inviata) e:

• compilare il campo “data evento” di variazione con la data di spedizione della prima
  comunicazione.
  Nel caso di persone giuridiche private il campo data evento dovrà essere valorizzato con la
  stessa data evento dichiarata nella prima comunicazione
• specificare nel diario messaggi (subito dopo l’invio della pratica o a seguito della richiesta di chiarimenti da parte della Camera di Commercio) che si tratta di pratica inviata in sostituzione della precedente comunicazione, già trasmessa erroneamente.

Se la comunicazione da rettificare non è ancora stata evasa e quindi i dati non sono ancora iscritti nella nuova sezione del registro delle imprese, occorre procedere con un "reinvio" sul protocollo non ancora evaso.

Sospeso il termine ultimo per adempiere fissato all’11 dicembre 2023

Il TAR del Lazio, con l’ordinanza n. 8083/2023, ha accolto la richiesta di una associazione di categoria di sospendere l’efficacia del decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy contenente le regole attuative per la trasmissione dei dati relative al titolare effettivo alle Camere di commercio.
Di fatto, quindi, si sospende il termine ultimo per adempiere fissato all’11 dicembre 2023. Nell’ordinanza si fissa la trattazione di merito del ricorso all'udienza pubblica del 27 marzo 2024.

Variazione dei dati

Ogni variazioni in capo alla titolarità effettiva deve essere comunicata entro 30 giorni dalla data dell’evento modificativo.

Conferma dei dati

La conferma dei dati deve essere comunicata annualmente, entro 12 mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione di variazione o dall’ultima conferma. Le imprese dotate di personalità giuridica possono effettuare la conferma contestualmente al deposito del bilancio.

Diritti di segreteria

Con Decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy - 20 aprile 2023, sono individuati gli importi dei diritti di segreteria per gli adempimenti previsti dal DL 55/2022. 

La comunicazione, la variazione, la conferma dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva è soggetta al diritto di segreteria di  € 30, ad eccezione della conferma contestuale al bilancio (esente).

Sanzioni per omessa comunicazione nei termini

In caso di omessa comunicazione nei termini, la Camera di Commercio provvederà all’accertamento della violazione e all’irrogazione della relativa sanzione amministrativa, ai sensi dell’art. 2630 del codice civile e secondo le disposizioni di cui alla Legge 24 novembre 1981 n. 689.